ACCÈS SANTÉ CHIROPRATIQUE
3245, rue Sainte-Marguerite
Trois-Rivières (Québec)
POLITIQUE DE GOUVERNANCE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DE SANTÉ_
- Objectif de la politique
Accès Santé chiropratique s’engage à assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la sécurité des renseignements personnels et de santé qu’elle détient.
La présente politique définit les responsabilités des membres de l’équipe ainsi que les mesures encadrant la collecte, l’utilisation, la consultation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements.
Elle est établie conformément aux lois et règlements applicables, notamment :
- La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (Loi 5);
- La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modernisée par la Loi 25;
- Le Code de déontologie des chiropraticiens;
- Les règlements applicables à la tenue des dossiers chiropratiques.
Cette politique s’applique à toute personne qui exerce des fonctions à la clinique ou qui accède à des renseignements sous sa responsabilité.
- Responsable de la protection des renseignements
Dr Michaël Lambert, chiropraticien, est désigné responsable de la protection des renseignements personnels et de santé à Accès Santé chiropratique.
Ses responsabilités comprennent :
- Veiller à l’application de la présente politique;
- Superviser la gestion des accès aux dossiers;
- S’assurer que le personnel respecte ses obligations de confidentialité;
- Coordonner les vérifications de sécurité et les mesures correctives;
- Gérer les incidents de confidentialité;
- Répondre aux demandes et aux plaintes concernant les renseignements;
- Veiller à la formation et à la sensibilisation du personnel;
- Assurer la révision périodique de la politique.
Coordonnées :
Téléphone : 819 694-7443
Courriel : [email protected]
Dre Manon Lacoursière participe à l’application de cette politique dans le cadre de ses responsabilités cliniques et administratives.
- Responsabilités des membres de l’équipe
Chiropraticiens
Dre Manon Lacoursière et Dr Michaël Lambert sont responsables de la confidentialité des renseignements auxquels ils accèdent dans l’exercice de leur profession.
Ils doivent notamment :
- Consulter uniquement les renseignements nécessaires à leurs fonctions;
- Respecter les droits des patients et les restrictions d’accès applicables;
- Protéger les renseignements contenus dans les dossiers;
- Obtenir les consentements exigés pour les examens et les soins;
- Documenter adéquatement les renseignements cliniques;
- Signaler immédiatement tout incident de confidentialité.
Personnel administratif
Le personnel administratif, incluant l’assistante chiropratique principale et les personnes qui effectuent des remplacements, peut accéder aux renseignements nécessaires à ses responsabilités autorisées.
Ces responsabilités peuvent comprendre :
- La gestion des rendez-vous;
- L’ouverture et la mise à jour des dossiers;
- La gestion des documents administratifs;
- La facturation;
- Le traitement administratif des demandes d’assurances;
- Certaines tâches de comptabilité, selon les autorisations accordées.
Le personnel administratif ne doit pas consulter les informations cliniques par curiosité ou pour des motifs étrangers à ses fonctions.
Toute personne concernée doit signer une entente de confidentialité et recevoir la formation applicable.
Autres collaborateurs
Les fournisseurs externes, stagiaires, étudiants ou autres collaborateurs ne peuvent accéder aux renseignements que dans la mesure nécessaire à leurs fonctions et conformément aux obligations légales, contractuelles et de confidentialité applicables.
- Collecte et utilisation des renseignements
La clinique recueille uniquement les renseignements nécessaires aux soins chiropratiques, à la gestion des dossiers et à ses obligations administratives, légales et professionnelles.
Les renseignements peuvent comprendre :
- L’identité et les coordonnées des patients;
- Les questionnaires de santé;
- Les antécédents médicaux;
- Les notes cliniques;
- Les résultats d’examens et de réévaluations;
- Les scans et autres évaluations cliniques;
- Les renseignements de rendez-vous et de facturation.
Les renseignements sont utilisés uniquement pour les finalités permises par la loi ou autorisées par la personne concernée lorsque son consentement est requis.
La clinique informe les patients de ses pratiques au moyen de son document « Protection de vos renseignements personnels et de santé ».
- Accès aux dossiers et gestion des autorisations
L’accès aux renseignements est accordé selon les fonctions et les responsabilités de chaque personne.
Les chiropraticiens peuvent accéder aux informations cliniques nécessaires à la prestation des services.
Le personnel administratif peut accéder aux informations nécessaires à l’accomplissement de ses tâches autorisées.
La clinique applique les mesures suivantes :
- Chaque utilisateur possède son propre compte dans Jane App;
- Les droits d’accès sont attribués selon les fonctions;
- Les accès sont révisés lorsqu’une personne change de fonction ou quitte la clinique;
- Les comptes devenus inutiles sont désactivés;
- Les accès et les communications sont journalisés et vérifiés selon les règles applicables;
- Les demandes de restriction ou de refus d’accès formulées par les patients sont examinées et appliquées conformément à la loi.
Le responsable effectue au minimum une vérification annuelle des autorisations et des accès, sous réserve de toute fréquence plus élevée légalement applicable.
Toute anomalie est documentée et fait l’objet des mesures correctives nécessaires.
- Mesures de sécurité et journalisation
La clinique utilise des mesures administratives, physiques et technologiques destinées à prévenir les accès non autorisés, la perte ou la divulgation de renseignements.
Ces mesures comprennent notamment :
- Des identifiants individuels et des mots de passe protégés;
- L’authentification à deux facteurs lorsque disponible et appropriée;
- Des permissions d’accès adaptées aux fonctions;
- Le verrouillage des appareils et des sessions inutilisées;
- La protection des dossiers papier;
- La destruction sécurisée des documents confidentiels;
- La protection des systèmes informatiques;
- Des mécanismes de sauvegarde et de récupération des données;
- La traçabilité des accès, utilisations et communications, conformément aux exigences applicables.
Le responsable veille à ce que les mécanismes de journalisation et les mesures de sécurité soient réévalués périodiquement.
Les détails techniques, les permissions individuelles et les résultats des vérifications sont consignés dans les registres internes de sécurité.
- Communication des renseignements
Les renseignements personnels et de santé sont confidentiels.
Ils peuvent être communiqués à des tiers uniquement lorsque la loi le permet ou avec le consentement requis du patient.
Les communications peuvent notamment concerner d’autres professionnels de la santé, des assureurs, des organismes légalement autorisés ou des fournisseurs agissant pour le compte de la clinique.
Toute communication doit être limitée aux renseignements nécessaires à la finalité permise.
Les demandes relatives à la sécurité publique, à la prévention d’un danger, aux enquêtes ou aux poursuites sont transmises au responsable de la protection des renseignements.
Celui-ci vérifie le fondement légal de la demande, notamment les conditions des articles 74 à 76 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, avant toute communication.
La clinique documente les communications lorsque la loi l’exige.
- Confidentialité dans les espaces de la clinique
En raison du fonctionnement de la clinique, notamment de la présence d’une salle de soins ouverte, des précautions particulières sont appliquées.
Les membres de l’équipe doivent :
- Éviter de discuter de renseignements sensibles à portée de voix d’autres patients;
- Privilégier un espace confidentiel pour les discussions cliniques détaillées;
- Éviter de laisser des dossiers ou documents confidentiels à la vue du public;
- Protéger les écrans contenant des renseignements;
- Respecter la discrétion lors des appels téléphoniques et à l’accueil.
Ces mesures visent à préserver le secret professionnel et la confidentialité des renseignements.
- Utilisation des logiciels et des fournisseurs technologiques
La clinique utilise notamment Jane App pour la gestion de ses dossiers cliniques et administratifs.
D’autres outils technologiques peuvent être utilisés dans le cadre des évaluations, des communications et de la gestion de la clinique.
Le responsable doit :
- Maintenir un inventaire des principaux outils et fournisseurs;
- Vérifier leurs mesures de confidentialité et de sécurité;
- S’assurer de l’existence des garanties contractuelles nécessaires;
- Examiner les traitements ou communications de renseignements à l’extérieur du Québec;
- Réaliser les évaluations requises en matière de protection de la vie privée;
- Documenter les mises à jour et les mesures correctives.
Calendrier de suivi :
- Mises à jour de sécurité : selon les correctifs et recommandations des fournisseurs;
- Inventaire et révision des accès : au moins une fois par année;
- Révision des fournisseurs et des risques technologiques : au moins une fois par année;
- Réévaluation formelle de conformité des outils : selon la fréquence prévue par la réglementation, notamment lors de changements importants.
Toute nouvelle technologie traitant des renseignements de santé fait l’objet d’une évaluation appropriée avant son implantation.
- Conservation et destruction des renseignements
Les dossiers chiropratiques sont conservés pendant une période de sept ans suivant le dernier service rendu, sous réserve des délais plus longs pouvant être exigés par les lois et règlements applicables.
Les renseignements administratifs, les documents de personnel et les autres catégories de renseignements suivent leurs propres durées de conservation.
À l’expiration des périodes applicables, la clinique procède à une destruction sécurisée ou à une anonymisation conforme aux exigences légales.
Les documents papier sont détruits par une méthode assurant leur confidentialité.
Les renseignements électroniques sont supprimés de façon sécurisée selon les capacités et obligations applicables aux systèmes utilisés.
Les opérations de destruction sont documentées lorsqu’elles sont réalisées.
- Gestion des incidents de confidentialité
Tout incident réel ou soupçonné doit être signalé immédiatement au responsable de la protection des renseignements.
Les incidents peuvent comprendre :
- La perte ou le vol de documents;
- L’envoi d’informations au mauvais destinataire;
- Un accès non autorisé à un dossier;
- Une divulgation accidentelle;
- Le vol ou la compromission d’un appareil;
- Une atteinte à la sécurité informatique.
Lorsqu’un incident survient, la clinique applique le processus suivant :
- Sécuriser la situation et limiter les conséquences.
- Informer le responsable.
- Identifier les renseignements et les personnes potentiellement concernés.
- Évaluer les risques, notamment le risque de préjudice sérieux.
- Aviser les autorités et les personnes concernées lorsque la loi l’exige.
- Documenter l’incident dans le registre prévu.
- Mettre en œuvre les mesures nécessaires pour éviter qu’il se reproduise.
Tous les incidents de confidentialité sont consignés dans un registre, y compris ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux.
Le registre est conservé et mis à jour conformément aux délais applicables.
- Demandes des patients et traitement des plaintes
Les patients peuvent exercer les droits qui leur sont reconnus par la loi, notamment :
- Demander l’accès à leurs renseignements;
- Demander une copie de leur dossier;
- Demander la rectification de renseignements;
- Formuler une demande de restriction ou de refus d’accès;
- Retirer un consentement lorsque la loi le permet;
- Déposer une plainte concernant la protection de leurs renseignements.
Les demandes peuvent être adressées au responsable de la protection des renseignements.
Celui-ci doit :
- Recevoir et documenter la demande;
- Vérifier l’identité et l’autorité du demandeur;
- Déterminer les dispositions légales applicables;
- Traiter la demande dans les délais prescrits;
- Communiquer la réponse et les motifs appropriés au demandeur;
- Consigner les démarches effectuées.
Lorsqu’une demande de restriction d’accès risque de compromettre la continuité des services, les conséquences possibles sont expliquées au patient.
- Formation et sensibilisation du personnel
Toute personne qui exerce des fonctions à la clinique et qui est visée par les obligations de formation doit recevoir la formation en protection des renseignements reconnue par le ministre, conformément aux exigences applicables.
La clinique prévoit également une mise à jour annuelle des connaissances.
La sensibilisation porte notamment sur :
- Le secret professionnel;
- La confidentialité des dossiers;
- Les accès autorisés;
- Les communications aux tiers;
- Les incidents de confidentialité;
- La sécurité informatique;
- Les droits des patients.
Les formations et les activités de sensibilisation sont consignées dans un registre interne.
Tout nouveau membre du personnel reçoit les instructions et la formation appropriées dès son entrée en fonction.
- Révision de la politique
La présente politique est révisée au moins une fois par année et chaque fois qu’un changement législatif, technologique ou organisationnel important le justifie.
Le responsable vérifie notamment :
- Les responsabilités et les accès autorisés;
- Les procédures de confidentialité;
- Les résultats des vérifications de sécurité;
- Les incidents et mesures correctives;
- Les fournisseurs technologiques;
- Les besoins de formation;
- Les pratiques de conservation et de destruction.
Les modifications sont documentées, puis communiquées aux personnes concernées.
La politique est portée à la connaissance du personnel et rendue accessible au public conformément aux exigences applicables.
Documents et registres complémentaires
La clinique conserve, dans un emplacement sécurisé, les documents nécessaires à l’application de la présente politique :
- Ententes de confidentialité du personnel;
- Inventaire des utilisateurs et autorisations d’accès;
- Registre des vérifications d’accès;
- Registre des incidents de confidentialité;
- Registre des formations;
- Procédure de traitement des demandes et plaintes;
- Calendrier de conservation et de destruction;
- Inventaire technologique et dossier de vérification des fournisseurs;
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, lorsqu’elles sont requises.
Ces registres sont tenus à jour selon les obligations applicables.
Version 2026